Best practices voor een ERP data plan systeem migratie
Als je bestaande ERP moet migreren (misschien is het dezelfde software, maar migreer je van on-premise naar de cloud) of moet je helemaal opnieuw beginnen en oudere systemen rippen en vervangen; Er zijn belangrijke punten waarmee je rekening moet houden om verstoring te voorkomen en je klaar te stomen voor een succesvolle implementatie en implementatie.
Migreren naar een nieuw ERP is niet simpelweg een IT-project, maar raakt door zijn aard meerdere belanghebbenden in je organisatie en toeleveringsketen. Het is daarom belangrijk om een plan, mensen en proces op een rijtje te zetten om tot een betere data-implementatie te komen.
Het voorbereiden van jouw ERP-datamigratieplan is essentieel voor het succes ervan. Ga voor voorbereiding en projectmethodologieën naar onze speciale ERP-projectpagina.
Strategische planning en evaluatie
- Stel een verandermanagementplan op waarin de strategie voor datamigratie is geïntegreerd
- Communicate early and often across the organization, emphasizing ERP implementation
- Op strategische momenten nieuwe processen uitvoeren, testen en leren
- Blijf je plan tijdens en na de ERP-migratie evalueren aan de hand van je bedrijfsdoelen en mijlpalen
ERP-datamigratieplan
De kern van elk ERP-systeem wordt gevormd door een gedeelde database binnen de hele organisatie, die ervoor zorgt dat de kwaliteit van de input data rechtstreeks van invloed is op de kwaliteit van de ouput informatie.
Over welke data beschik je over die je naar de nieuwe ERP-database moet te migreren?
Een datamigratieplan omvat vaak het verplaatsen van gegevens uit een verscheidenheid aan verschillende systemen, formaten en opslagtypen naar één enkele, gemeenschappelijke structuur. Medewerkers hebben mogelijk op rollen gebaseerde applicaties gebruikt die precies aan de behoeften van hun eigen afdeling voldeden, of misschien gebruikten ze spreadsheets om hun werk bij te houden. Elk team kan de eigen dossiers van één klant of leverancier hebben gehad, maar de dossiers kunnen anders gestructureerd zijn en verschillende informatie bevatten die relevant is voor hun bedrijfsproces.
Strategische stappen voor een effectief ERP-datamigratieplan
-
Voordat de data wordt opgeschoond of toegevoegd vóór de migratie, moeten nieuwe taxonomieën, attributen, velden en hiërarchieën worden bepaald zodat het harmoniseren van datasets kan worden gepland.
-
Kies voor een methodische aanpak voor je datamigratie: omvat data-analyse, mapping, extractie, deduplicatie en opschoning van de data uit elk van deze applicaties voordat deze in de ERP-database worden geïmplementeerd
-
Er moet al in een vroeg stadium een datamigratieteam (onderdeel van je ERP-implementatieprojectteam) worden gevormd, met daarin vertegenwoordigers uit het hele bedrijf, om inzicht te geven in de manier waarop de gegevens zijn gegenereerd en gebruikt en hoe deze het beste kunnen worden gepland en opgeschoond voor toekomstig gebruik.
-
Overweeg het gebruik van automation tools om het in kaart brengen van oude data te vereenvoudigen met behulp van de door jouw gekozen structuur die is aangepast aan je businessplan.
-
Houd rekening met de AVG/gegevensbeschermingsrichtlijnen en voorwaarden voor toestemming bij het aanvullen en transformeren van je data. Wijs een medewerker aan die verantwoordelijk is voor databeheer en compliance binnen het hele bedrijf
-
Vermijd duplicatie van gegevens en definieer een duidelijke en nauwkeurige grenstijd
-
Onderschat de tijd en kosten die gepaard gaan met datamigratie niet (wijs minimaal 10% van je ERP-implementatiebudget toe) en geef prioriteit aan deze belangrijke stap, en begin zo vroeg mogelijk
-
Wees duidelijk over de criteria voor het overbrengen van historische gegevens om te voorkomen dat er overtollige gegevens in je nieuwe systeem worden geplaatst
-
Denk na over hoe gegevens zullen worden gebruikt voor besluitvorming in het hele bedrijf, maar ook door elke afdeling. Dit zal van invloed zijn op welke gegevens je in kaart brengt, en op de opschoning en structurering van je data .
-
Overweeg datatransformatie als onderdeel van je datamigratieplan. Jouw ERP-leverancier kan geweldige databronnen voorstellen om de informatie die je al bezit te verrijken door extra kenmerken en informatie over klanten, partners en leveranciers toe te voegen
-
Voordat je live gaat in een productieomgeving, voer je tests uit op jouw gemigreerde data voor elk bedrijfsteam in de testomgeving
-
Wanneer je besluit om niet alle oude gegevens te migreren, als deze buiten de reikwijdte van je nieuwe ERP vallen, wil je wellicht voor een bepaalde periode een archiefdatabase maken waar werknemers bij wijze van uitzondering toegang toe kunnen hebben.
ERP migratie checklist
Definiëer je huidige staat
- Om organisatorische informatie te verzamelen, inclusief locaties, structuur, operationele markten en specialismen, beoordeel je het ERP-gebruik van de afdeling en de betrokkenheid van medewerkers. Ontwikkel een lijst met ERP-conforme certificeringen, zoals ISO-normen, en schets de infrastructuurreikwijdte van je huidige ERP, inclusief servers en netwerkconfiguratie. Identificeer en prioriteer bestaande ERP-uitdagingen en hun impact op de bedrijfsvoering.
Validation en testen
- Verzamel feedback van gebruikers en beoordeel de acceptatieniveaus, geef prioriteit aan bugfixes, verfijn UI/UX-elementen, bereid documentatie voor en voer workflowtests uit op basis van bedrijfsscenario’s.
Team assignment
- Wijs een kern-ERP-projectteam toe, ontwikkel een intern communicatieplan en selecteer samen met de belangrijkste teamleden een ERP-dienstverlener.
Data migratie
- Datamigratie is een cruciale stap in de ERP-implementatie, waarbij gegevens uit verschillende bronnen worden geëxtraheerd, getransformeerd en in een gemeenschappelijke structuur worden geladen. Toegewijde teams, automatiseringstools en nauwgezette planning zijn essentieel om het succes van deze transitie te garanderen.
Planning
- Business Process Optimization is key to maximizing efficiency and effectiveness in your organization. During the scoping and discovery phases of ERP implementation, it’s crucial to identify modules and functionalities by priority and specify features accordingly. Deciding on your ERP deployment strategy is essential, as is planning data migration aligned with business areas and timeframes. Confirming budget and ROI expectations and identifying baseline measurements for success are integral parts of this process.
